Case · Produkt, automation & intern digitalisering
Besa Platform
En intern operationsplatform til et digitalt marketingbureau — tid, opgaver, kunder og automatiseringer samlet ét sted, i et interface medarbejderne faktisk bruger.
Illustrativ mockup med opdigtet data — ikke et rigtigt screenshot.
Bureauets daglige drift var spredt over flere systemer — og det skabte dobbeltarbejde.
Medarbejderne registrerede tid i Clockify: hvor lang tid de havde brugt, hvad de havde lavet, og hvilken kunde det vedrørte. Når opgaven var færdig, skulle de igen ind i Podio og dokumentere det samme arbejde.
Samtidig lå kundedata fordelt på forskellige Podio-afdelinger. Det gjorde det besværligt at danne et samlet overblik over en enkelt kunde.
Jeg samlede driften i én platform.
Jeg designede og byggede platformen — fra kortlægning af arbejdsgangene til brugerfladen. Målet var ikke «endnu et system», men ét sted, hvor bureauets arbejde hænger sammen, og hvor de eksisterende automationer, jeg tidligere havde bygget, kunne bo.
Én samlet platform for driften.
Platformen samler blandt andet:
- Tidsregistrering og opgavestyring i samme flow
- Samlet kundedatabase og kundehistorik
- Faktisk tidsforbrug, fakturerbar tid og kontrakterede marketingtimer
- AI-værktøjer og interne operationelle værktøjer
- Integration til bureauets eksisterende automationer
Koblingen mellem tid og økonomi.
Når en medarbejder arbejder på en opgave, registreres tiden direkte på kunden. Systemet kan derefter sammenholde faktisk tidsforbrug med fakturerbar tid og kontrakterede marketingtimer — og give et reelt billede af, hvordan tiden bliver brugt på den enkelte kunde.
Automationer, uden at åbne Make
Jeg havde tidligere bygget en række Make-flows til bureauet. Men Make er ikke nødvendigvis et godt interface for en chef eller marketingmedarbejder, der ikke arbejder teknisk med automation. Derfor byggede jeg funktionaliteten ind i platformen: relevante automationer kan styres direkte gennem platformens eget UI — uden at man skal forstå eller åbne Make.
Kompleksiteten i baggrunden. Den enkle interaktion i forgrunden. I stedet for at lære ikke-tekniske medarbejdere at bruge Make, flyttede jeg de relevante kontroller ind i det interface, de allerede bruger.
Det handler om adoption: et værktøj skaber kun værdi, hvis folk faktisk bruger det. Derfor er platformen designet ud fra medarbejdernes eksisterende arbejdsgang — ikke ud fra den underliggende teknik.
Automatiseret lead-validering.
Salgsafdelingen sad med en stor mængde leads, der manuelt skulle gennemgås — findes virksomheden stadig? Er websitet aktivt? Er leadet stadig relevant? Jeg byggede et værktøj, der automatiserer store dele af den validering ved at kontrollere virksomheds- og websitedata, så salg kan bruge tiden på de leads, der faktisk er værd at forfølge.
Platformen er i brug i bureauet. Konkret hvad det ændrede:
- Fjernede behovet for at registrere det samme arbejde i to separate systemer (tid og opgaver).
- Gjorde eksisterende Make-automationer tilgængelige for medarbejderne — uden at de skal bruge Make direkte.
- Samlede spredt kundedata ét sted, så det er muligt at se en kunde i sin helhed.
Besa Platform samler mange af de kompetencer, jeg gerne vil bruge fremadrettet: procesforståelse, intern digitalisering, systemdesign, automation og UI/UX — og ikke mindst evnen til at bygge noget, andre medarbejdere faktisk tager i brug. Det er den type arbejde, en virksomhed har brug for, når AI og automation skal implementeres internt.